Seguramente estás aquí porque has emprendido un negocio. Y puede que estés al principio del camino o ya lleves un tiempo en el mercado, pero te has dado cuenta que el día tiene un límite de horas y es difícil llegar a cumplir todas tus obligaciones en una jornada. Al final acabas enterrado bajo una montaña de postits o tu agenda ya no da más de sí. O, peor aún, tu negocio se encuentra estancado porque, simplemente, no tienes tiempo para innovar y sacarlo adelante.
Te preocupa, puede que te estés agobiado, ya no sientes esta chispa de ser tu propio jefe y hasta echas, de vez en cuando, tu anterior trabajo… Pero no tiene por que ser así.
O, al revés, te has dado cuenta que, para que un negocio funcione y prospere, es necesario contar con ayuda de otros y no intentar hacerlo todo “yo solico”. Enhorabuena, ya estás un pasito más cerca de empezar a tenerlo todo más controlado.
Una asistente virtual (o un, ¡que los chicos lo hacen de maravilla también!) trabaja en las tareas que le delegan sus clientes. Es virtual porque suele trabajar online. Cada asistente tiene en su oferta distintas opciones, desde responder a tus clientes, organizar la agenda u ordenar archivos, hasta creación de páginas web, montaje audio/vídeo o diseño gráfico. Depende de sus habilidades y gustos. Aquí puedes consultar mi oferta.
Esto no quiere decir que no haya personas que, aunque no ofrezcan justo lo que necesites, te digan que no a tu pregunta. Hay muchas asistentes virtuales que quieren aprender nuevas cosas y así poder aumentar su oferta y atraer más clientes. Antes de descartar a alguna, te recomiendo que preguntes si puede incluir tal tarea, igual durante un período bajando la tarifa.
Los horarios de las asistentes virtuales son flexibles. Normalmente se ofrecen en packs de 5, 10 o más horas, con un precio fijo, pero no es una regla. Otra forma de contratación es por proyecto. Digamos que necesitas revisar tu e-book por si tiene errores de escritura, esto podría tener un precio fijo por servicio y no por horas.
Depende de ti cuánta ayuda necesitas, cuántas tareas y cuánto tiempo al més. Si no estás seguro, déjate guiar por la asistente que, seguramente, ya tendrá calculado cuánto tiempo le ocupan distintas tareas.
Si nunca has delegado trabajo a otras personas, puede que te parezca complicado. El proceso en sí exigirá de ti un esfuerzo: es mejor que te prepares para que todo vaya fluido. Tienes que tener claro qué tareas quieres delegar y detallarlas lo máximo posible. En mi siguiente artículo te explicaré todo el proceso paso a paso.
Por otro lado, una asistente virtual también puede aconsejarte qué tipo de ayuda necesitas y ofrecer qué tareas podría hacer por ti. No tengas miedo a consultar, es normal no saber cómo ni por dónde empezar. Si tienes dudas, puedes escribirme.
Si decides contratar a tu asistente por horas, éstas se pueden ir registrando en un programa online, por ejemplo Toggl y luego quedan registradas en el perfil. Así sabrás cuándo se está desarrollando tu proyecto y cuántas horas te quedan del pack que has escogido.
Encuanto al estado del trabajo, depende de cómo os parezca mejor mantaner el contacto. Hay programas que ayudan a trabajo de equipos, como Asana, dónde se actualiza el estado de la tarea y permite la comunicación. Si preferís métodos más simples, podéis establecer otra vía de contacto y un calendario de ejecución. Todo se puede hablar.
Para que el resultado sea satisfactorio se necesitan seguir unas pautas antes y durante todo el proceso. Antes de delegar prepárate y explica lo mejor que puedas qué es lo que quieres. Una buena asistente virtual seguramente te hará preguntas adicionales para tenerlo todo claro. Durante el desarrollo puede que le surjan dudas o te pedirá opinión (por ejemplo, cuál de los dos diseños te gusta más), está atento para poder responderle cuánto antes.
Si tú y tu asistente llegáis a entenderos bien, no tenéis miedo a preguntar y dar respuestas claras y la comunicación es positiva, lo normal es que el resultado será el que esperabas.
Supongo que ya entiendes qué hacen las asistentes virtuales y contar con su ayuda, aunque fueran unas horas a la semana, es una bendición. De ti depende qué tareas le quieres delegar (un consejo: escoge las que te gustan menos o que te aburren) y durante cuánto tiempo la quieres contratar. ¿Te imaginas no tener que cavar todos los días en el buzón e-mail para encontrar los mensajes importantes? O, ¿no tener que pelear con esta gráfica que no se quiere poner centrada en el documento? Maravilloso.
