¿Estás preparándote para delegar parte de tus tareas a una asistente virtual? Seguramente tienes muchas dudas sobre cómo trabaja una asistente virtual y cómo debería ser el primer contacto.
Antes de todo echa un vistazo a estos puntos que te aclararán, por lo menos, parte de tus dudas.
Cada asistente virtual tiene sus horarios específicos. Depende si es su actividad principal o solamente algo extra. Si necesitas que tu asistente trabaje por ejemplo los fines de semana o con diferencia horaria, compruébalo antes de contratar.
En mi caso el horario de atención, cuando cojo teléfonos y estoy delante del ordenador, es de 9:30 a 16:00. Pasada esta hora puedo no estar disponible inmediatamente, pero no significa que ya no trabajo. Todo depende de la urgencia de la tarea y de lo que haya acordado con el cliente.
En este artículo, que trata de cómo delegar tareas, explico paso a paso el proceso y también está incluido el tema del cálculo de horas.
De todos modos, hay dos formas de saber cuánto necesitará tu asistente para cada tarea:
Una es que sepas tú cuánto tiempo te cuesta acabar un proyecto. Por ejemplo, si sabes que escribir una entrada para el blog de X palabras son Y horas, puedes calcular más o menos el tiempo necesario. Esto también depende de otros factores: si la AV necesita hacer un research específico para el tema, si tiene que buscar fotos o si tiene que publicar el post en la página web. Recuerda, también, que al principio de la cooperación los dos necesitaréis más tiempo tanto para dar explicaciones, como para realizar las tareas. Cuántos más proyectos hagáis juntos, más fluido va a ser el trabajo.
La segunda es confiar en tu asistente cuándo no sabes realizar alguna tarea, no sabes cuánto tiempo se necesita, y ella sí. Déjate guiar por su experiencia y asesorar antes de escoger un paquete de horas.
Puedes optar por una asistente multidisciplinar que tiene capacidades de hacer tareas variadas de distintos campos o contratar dos o más que sean especialistas en un área concreta. Depende de lo específicas que sean tus proyectos a delegar.
Antes de empezar a trabajar en tus proyectos, tendréis que escoger cómo vais a comunicaros durante el proceso. Puede depender también de la duración de la tarea y su complejidad. Puede ser email cada día, whatsapp cada semana o programas, como Asana o Trello, que permiten ver en cada momento el desarrollo de la tarea.
Si tu asistente tiene un contrato por horas, se puede registrar manualmente o con programas online, por ejemplo Toggl o Hootsuite.
Es probable que con la amplia oferta de asistentes virtuales en el mercado, alguna sabrá usar justo el programa que necesitas. De todas formas, hay AV con muchas ganas de aprender cosas nuevas y pueden proponerte alguna solución para poder ajustarse a tus necesidades. Podrías, por ejemplo, ofrecer un curso del programa por un rebaja del precio o contratar más horas para que la asistente lo aprenda por su cuenta y así no tener que buscar otra persona solo para esta tarea.
Completamente. Si no quieres revelar la contraseña a tu asistente puedes optar por usar programas de cifrado online que no descubren la contraseña pero permiten entrar a otro usuario en la cuenta. Uno de ellos es LastPass.
Otra opción es crear un perfil nuevo en los programas que vaya a usar tu asistente con un nombre de usuario nuevo y una contraseña que sepáis los dos.
Es una práctica bastante común incluir en el contrato de servicios un apartado de confidencialidad. Toda la información que le des a tu AV será protegida por ley bajo sanciones estipuladas en el contrato de servicios. Se puede firmar también un contrato de confidencialidad a parte.
La mayoría de AV son autónomas y remiten facturas. Algunas optan por servicios externos de páginas como Useme o Workana, entonces son estas empresas a las que tendrías que pagar sus servicios y luego ellas hacen el ingreso a tu asistente.
Es una buena idea aclarar este tema antes de contratar a tu futura asistente. Seguramente algunas no tienen problema con encontrar tiempo para hacer algo para ya, pero hay que tener en cuenta que la mayoría trabaja con más de un cliente y probablemente tienen la semana planeada con unos días de antelación. Para evitar improvistos y nervios, es mejor tener planeadas todas las tareas para que tanto tú, como tu asistente, no tengáis que trabajar bajo presión del tiempo y, al final, cometer errores.
¿Qué tal? ¿Ya está todo claro? Si no, siempre puedes contactarme aquí y resolver más dudas 🙂
